Организация бизнеса: часто задаваемые вопросы

Содержание:

• Как оплачивается работа менеджеров?
• Как привлечь клиентов для оказания услуг?
• Сколько денег необходимо иметь для начала своего бизнеса?
• Можно ли принимать на работу иностранных рабочих, имеющих не разрешение на работу, а патент на право осуществления трудовой деятельности на территории РФ?
• Можно ли на ежедневном обслуживании объекта заключать с работником не трудовой, а гражданско-правовой договор?
• На что обращать внимание при составлении коммерческого предложения?
• Как рассчитать сумму контракта и оптимизировать расходы?
• Для чего составляется технологическая карта уборки?
• Чем должен заниматься супервайзер/менеджер объекта?
• Какова роль чек-листа на объекте?

Как оплачивается работа менеджеров?

К сожалению, крепостное право уже отменили, а рабства у нас официально так и не было. В связи с этим работу персонала необходимо оплачивать, а работу ценного персонала нужно оплачивать достойно. Как же сформировать оплату труда менеджеров? В большинстве случаев зарплата активных менеджеров формируется из фиксированной и бонусной части. И если с фиксированной определиться не сложно, то формирование бонусной части вызывает вопросы. Понятно, что достаток менеджера должен зависеть от его результата.

Первый вопрос – что считать результатом: объем сделок, который специалист заключил, или тот доход, который с этих сделок получила компания? То есть, платить процент менеджеру от объема или от дохода? Оба эти способа имеют свои плюсы и минусы. В случае выплаты процента от объема основной минус в том, что менеджер не заинтересован в прибыльности контракта, и ему не важно, заработает ли компания. Плюсы – прозрачность определения бонуса и отсутствие информации о прибыльности вашего бизнеса. Если же процент выплачивается от дохода с данного контракта, то менеджер, как и владелец компании, максимально заинтересован в заключении высокорентабельных сделок. Среди минусов можно отметить сложность и непрозрачность при вычислении дохода и то, что прибыльность перестает быть коммерческой тайной.

Когда вы определились, от чего высчитывать бонус, встанет вопрос, сколько же процентов нужно платить? А еще – как долго нужно платить менеджеру за найденный объект? Понятно, что при оплате от объема значение процентной ставки гораздо меньше, чем если бы Вы выбрали способ оплаты от дохода. Так, в среднем от объема платят 2–4%, а от дохода – от 10 до 20% (зависит от щедрости руководства). Понятно, что каждый месяц менеджеру сложно набирать много контрактов. Поэтому, чтобы мотивировать его, определенное время ему выплачивают и проценты за ранее найденные объекты.

Сроки выплат и их размер опять-таки определяет руководство. Есть также ряд компаний, в которых тот менеджер, который нашел клиента, продолжает вести его и дальше. В этом случае бонус за объект выплачивается на протяжение всего времени работы. Этот вопрос сложный, и очень важно, чтобы менеджеры по продаже были довольны. Ведь потеря такого специалиста часто влечет за собой потерю объектов. Не стоит забывать, что деньги хоть и важный стимул для сотрудника, но не единственный. Хорошая атмосфера, уважение, признание успехов и доверие очень часто даже лучший мотиватор чем деньги.

Как привлечь клиентов для оказания услуг?

Вопрос основной и самый сложный. Конкуренция на рынке клининговых услуг высока, и успеха добиваются далеко не все. Какие есть способы привлечь клиента? Пассивные – при помощи рекламы. Это, конечно, важно. Хороший сайт в Интернете и его продвижение, реклама в СМИ, рекламная продукция и многое другое. Но, на мой взгляд, на первое место должен быть поставлен активный поиск. Менеджеры, ищущие контракты, – вот двигатель компании. Так что сначала нужно найти хороших менеджеров продаж, либо исполнять эту функцию самому. Только успех активных продаж приносит клининговой компании хороший результат (если конечно вы не специализируетесь на оказании мелких услуг населению).

Сколько денег необходимо иметь для начала своего бизнеса?

Один из самых популярных вопросов, на который ответ дать не так уж и просто. Зависит от того, какого рода и масштабов бизнес вы хотите получить. На удовлетворение каких клиентов будет направлен ваш бизнес. Если вы хотите поговорить о своем конкретном случае, напишите мне вопрос, и я вам обязательно отвечу. Здесь же я остановлюсь лишь на том, сколько затрат потребует создание мобильной бригады для выполнения всего спектра специализированных работ.

Итак, для этого вам потребуется 4 единицы техники: пылесос, роторная машина, водосос и экстрактор. Самый простой комплект обойдется в 2200 евро. Плюс необходимое навесное оборудование, ручной инвентарь, химия и расходные материалы на первое время – еще около 1500 евро. Для функционирования бригады необходим также транспорт (можно не покупать, а нанять водителя с машиной) и два члена бригады. Нужен офис (хотя и это на первых порах не обязательно) и оператор на телефоне.

В зависимости от региона сумма этих расходов может варьироваться, но в любом случае, если вы не готовы вложить 8–10 тысяч евро, я бы не советовал начинать. Да, кстати, главное – не деньги, а желание, уверенность в собственных силах и команда. Желаю успеха.

Можно ли принимать на работу иностранных рабочих, имеющих не разрешение на работу, а патент на право осуществления трудовой деятельности на территории РФ?

Данный патент дает право иностранному гражданину осуществлять трудовую деятельность исключительно у физических лиц и не связанную с предпринимательской деятельностью, например, для домашних нужд гражданина РФ. Если иностранный гражданин планирует работать у индивидуального предпринимателя или юридического лица, он обязан оформить разрешение на работу.

Можно ли на ежедневном обслуживании объекта заключать с работником не трудовой, а гражданско-правовой договор?

Нет, нельзя. Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора. В гражданско-правовых отношениях действует принцип: Заказчик – Исполнитель, а не Работодатель – Работник. Отношения по гражданско-правовому договору регулируются Гражданским кодексом РФ и понимаются как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Гражданско-правовой договор заключается на определенный срок и действует до возникновения результата. Предметом такого договора является выполнение определенного задания или поручения, имеющего конкретный объем и сроки. В таких отношениях для заказчика важен, прежде всего, конечный результат, а не способ и метод его достижения. Исполнитель самостоятельно определяет порядок выполнения возложенных на него обязательств, не следуя правилам общего трудового распорядка. После выполнения задания работник получает вознаграждение, а не заработную плату.

На исполнителя по гражданско-правовому договору не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (отпуска, больничные и т.п.). Гражданско-правовой договор удобен для исполнения разовых работ, имеющих конкретные сроки и предполагаемый результат. Если гражданско-правовой договор был заключен неправомерно, то по иску работника суд может переквалифицировать договор в трудовой: работодателю придется выплатить моральный вред, включить работника в штат, выплатить заработную плату, а также понести судебные издержки. Помимо этого придется до начислить ЕСН в части ФСС и пени.

Таким образом, для выполнения контракта по ежедневному обслуживанию с сотрудниками требуется оформлять трудовой договор, который регулируется Трудовым Кодексом РФ. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

На что обращать внимание при составлении коммерческого предложения?

Существует много мнений о стандартах коммерческого предложения:

• размер – короткое или длинное;
• стиль – свободный или официально-казенный;
• носитель – бумажный или электронный;
• порядок расположения пунктов и их смысловая нагрузка и т.д.

Каждое из мнений основывается на личном опыте конкретного специалиста, а потому имеет право на существование. Одним из самых важных моментов был и остается пункт презентации вашей услуги или товара. Клиента не столько интересует, каких успехов достигли вы за время своей работы, а сколько и каких успехов достигнет он, какие выгоды получит, сотрудничая с вами. Предлагая клиенту, например, уборку офиса, вы продаете не сам техпроцесс, а профессиональный подход к делу, экономию сил и времени клиента, экономию средств на косметический ремонт, экологическую безопасность, консультационную поддержку, индивидуальный подход и т.д.

Коммерческое предложение должно составляться специалистом, который лично общался с потенциальным заказчиком. Если он был внимателен, то пункт презентации будет содержать информацию, максимально отвечающую потребностям клиента с учетом индивидуальных условий сотрудничества. Моменты, не представляющие для клиента актуальности, можно представить как дополнительное преимущество на перспективу, не отвлекая внимания от основных деталей.

Не изобилуйте в предложении заумными фразами, не перенасыщайте текст техническими терминами. Специфические или профессиональные понятия деликатно расшифровывайте: с некоторыми из терминов ваш клиент может быть не знаком. Не пытайтесь быть «умнее» клиента, это будет только раздражать. Еще одна ошибка – попытка написать единое универсальное предложение, но при этом максимально эффективное и интересное всем без исключения. Так не бывает. Одного интересует комплексная уборка, а другого только химчистка. Кто-то готов на длительные отношения, а кого-то интересует разовая работа: разные мотивы, разные выгоды, разные потребности. В противном случае вы рискуете превратить убойное предложение в  скучный и безликий список услуг/товаров. Коммерческое предложение, отражающее значимость и актуальность интереса клиента, во многом определяет успех вашей работы.

Как рассчитать сумму контракта и оптимизировать расходы?

Начните с изучения техзадания. В нем вы найдете ответы на вопросы: общая площадь и площадь, подлежащая уборке, часы работы объекта, количество уборок в течение дня, зоны уборки, особенности убираемых помещений и т.д. Отталкиваясь от этой информации, вы сможете определить график уборки, сформировать штат, выбрать метод клининга – ручной или с применением поломоечных машин, подобрать химию согласно типам отделочных материалов.

Основная статья расходов при контрактном обслуживании объекта – это зарплата операторов уборки. Причем, если работы круглосуточные и ночная работа не менее интенсивна, чем днем, штат ваших операторов может увеличиться вдвое, следовательно, и зарплата тоже. С нее обычно начинается оптимизация расходов путем сокращения сотрудников. Но если сокращенных сотрудников ничем не заменить, то получите прямо противоположный результат: трудоемкость увеличится, а производительность упадет, что скажется на качестве работ. Как следствие – штрафные санкции со стороны клиента.

Если площади большие и открытые, например, торговый центр, то отличный вариант – приобретение поломоечной машины. С ней вы сократите расходы на заработную плату, а производительность и качество уборки возрастут. Если, например, на 4000 квадратов открытой площади вы обычно ставите 2–3 человека с ручным инвентарем, то с применением поломоечной машины такую же площадь уберет один оператор. Подобрать машину необходимой мощности вам помогут поставщики техники. Наличие поломоечной машины не умаляет значение ручного инвентаря. Им должен быть обеспечен каждый оператор на объекте, согласно условиям своей убираемой зоны. Для санитарных зон – свой инвентарь с соответствующей маркировкой.

Все ручное оборудование включается в расчет, с учетом амортизации на 12 месяцев, поломоечные машины – согласно классификатору основных средств. Если предполагается замена туалетной бумаги, бумажных полотенец и жидкого мыла – не забудьте учесть это в калькуляции. В расчет включается не только заработная плата с учетом НДФЛ 13%, но и 30%, перечисляемые компанией с ФОТ (ПФ – 22%, медстрахование – 5,1%, соцстрах – 2,9%). Моющие средства подбираются согласно методам и видам уборки, а также с учетом свойств материалов отделки помещения. Спецодежда также включается в расчет: два комплекта на год и обувь на каждого сотрудника. Учтите протирочный материал, средства индивидуальной защиты, затраты на бензин, непредвиденные расходы.

В общем, включите в расчет все известные и возможные ежемесячные затраты – это прямые расходы объекта. Таким образом, вы получите себестоимость объекта. К ней плюсуется ваш интерес и вознаграждение менеджера, который заключил контракт на обслуживание. Согласно выбранной системе налогообложения (упрощенка или полная система) плюсуйте налог. Поделив полученную сумму на площадь, вы получите стоимость 1 кв. метра уборки. В каждом отдельном случае делается персональный расчет, с учетом всех особенностей объекта и индивидуальных пожеланий клиента, и – ВНИМАНИЕ! – только после предварительного ознакомления с объектом.

Для чего составляется технологическая карта уборки?

Технологическая карта является одним из основных документов при обслуживании объекта. Она составляется после тщательного осмотра помещения или здания, на основании техзадания и с учетом дополнительных пожеланий клиента. Сложность заключается в том, что не всегда до начала исполнения работ удается досконально изучить все особенности объекта. Для начала необходимо иметь на руках хотя бы план здания, с указанием функционала каждого помещения или зоны объекта. Это даст начальное представление об объеме работ и объекте в целом.

Так как в технологической карте будут отражены повременно все маршруты передвижения вашего персонала, важно уточнить начало и окончание работ в той или иной зоне помещений и их периодичность. Необходимо определить материал напольного покрытия, отделки стен, наличие предметов интерьера и т. д. Эти данные влияют на выбор вида и метода уборки, прописываемые в технологической карте.

Технологическая карта уборки является достаточно гибким документом, так как со временем может претерпевать некоторые изменения. Изначально сложно учесть все нюансы эксплуатации помещений, особенности каждой убираемой зоны, могут также измениться условия работы, количество площадей, график работы, требования к уборке и т.д. Чтобы технологическая карта не теряла своей актуальности, изменения вносятся своевременно. Технологическая карта должна стать неотъемлемой частью вашей работы.

Чем должен заниматься супервайзер/менеджер объекта?

На плечах супервайзера/менеджера объекта лежит ответственность за качественное послепродажное обслуживание клиента. Одной из функций супервайзера является активное взаимодействие с представителем Заказчика. Супервайзер – это ваша обратная связь. Он принимает от клиента дополнительные пожелания, жалобы, решает текущие задачи, является основным связующим звеном между вами и клиентом. Операторы уборки находятся у Супервайзера в прямом подчинении. Он занимается расстановкой персонала, распределяет их обязанности, контролирует качество работы, следит за состоянием оборудования и инвентаря, выдает химические растворы, обучает персонал, участвует в проведении инвентаризаций и т.п.

Супервайзер может проводить первичные собеседования непосредственно на объекте. Это позволит будущему работнику иметь более ясное представление об условиях работы. Супервайзер обязан вести внутренний документооборот в соответствии со стандартами компании. Одним словом, он несет полную ответственность за функционирование объекта в рамках договора.

Какова роль чек-листа на объекте?

Использование на объекте чек-листа – это верный способ отобразить на бумаге соответствие полученного результата после работы оператора требованиям заказчика. Благодаря чек-листу оценка качества исполнения всех предполагаемых на объекте операций происходит не хаотично, а по заранее продуманному маршруту. Чек-лист представляет собой разбитый по зонам подробный список предметов и элементов помещений, качество уборки которых необходимо проверить.

Чек-лист позволяет учесть множество мелочей, которые могут выйти из-под контроля, если пытаться держать их в голове. На обслуживаемом объекте может появиться новое помещение или новые элементы, требующие уборки. Следите за тем, чтобы данные изменения получили отражение в чек-листе. Возьмите за правило: чек-листы должны дополняться или видоизменяться в соответствии с меняющейся ситуацией.

Даже самый простой вариант чек-листа значительно повысит качество услуг и структурирует процесс приемки работ менеджером объекта/супервайзером. Система оценки качества может быть как вашей личной инициативой с целью внутреннего аудита, так и инициироваться заказчиком. Заполняемые ежедневно чек-листы в конце месяца должны подвергаться тщательному анализу для составления объективной оценки работы в целом. Использование чек-листов полностью оправдывает себя только в том случае, если принять это за систему, а не применять такую тактику оценки от случая к случаю.